Personeelsplanning voor verhuur en evenementen
Een goede personeelsplanning gaat verder dan alleen medewerkers inplannen. Je wilt de juiste mensen op het juiste moment en op de juiste plaats inzetten én direct weten wie beschikbaar is. Uitnodigen, plannen en communiceren moet eenvoudig zijn, terwijl je tegelijkertijd inzicht houdt in personeelskosten en marges.
De planning verandert continu in de evenementenbranche. Een last-minute wijziging, een medewerker die uitvalt of een programma dat verschuift: de planning moet direct mee kunnen veranderen. En dat allemaal onder het motto: The show must go on!
Tientallen tot duizenden bezoekers hebben hun kaarten gekocht en rekenen op een evenement waar ze soms maanden naar hebben uitgekeken. Of het nu extreem warm is of de regen met bakken uit de lucht komt: de juiste mensen moeten op het juiste moment op de juiste plaats aanwezig zijn.
De uitdaging voor iedere personeelsplanner is om de personeelsbezetting rond te krijgen en tegelijkertijd kwaliteit, beschikbaarheid, kosten en marges te bewaken. RentBuddy Next brengt die onderdelen samen in één personeelsplanning.
Slimme personeelsplanning
Plan medewerkers rechtstreeks op projecten en vind snel de juiste persoon op basis van functie, skills, competenties en beschikbaarheid. RentBuddy controleert tijdens het plannen of een medewerker beschikbaar is en helpt je om de personeelsbezetting efficiënt over projecten te verdelen.
Medewerkers filteren op één of meerdere skills en competenties
De juiste medewerker voor de juiste functie plannen
Beschikbaarheid, werktijden en verlof controleren
Favoriete medewerkers vastleggen
Eigen planprioriteiten bepalen
Onbeperkt aantal tijdschema's per project
Tijdschemasjablonen gebruiken
Tijdschema's kopiëren
Het resultaat: Minder puzzelen met beschikbaarheid en direct inzicht in de personeelsbezetting.
Uitnodigen & Bevestigen
Een planning maken is één ding. Ervoor zorgen dat iedereen weet waar en wanneer hij of zij wordt verwacht, is minstens zo belangrijk. Nodig medewerkers rechtstreeks vanuit RentBuddy uit en laat ze hun inzet accepteren of weigeren. Zo zie je direct wie is uitgenodigd, wie heeft bevestigd en voor welke functies nog mensen nodig zijn.
Uitnodigingen rechtstreeks versturen
Status van uitnodigingen bekijken
Planning accepteren of weigeren
Beschikbaarheid uitvragen en beheren
Favoriete medewerkers vastleggen
Planprioriteiten bepalen
Communicatie via de RentBuddy Backstage App
Het resultaat: Geen losse WhatsApp-berichten, telefoontjes of Excel-bestanden meer om te achterhalen wie er meegaat.
Personeelsinformatie & Communicatie
Bij last-minute wijzigingen is het belangrijk dat de crew direct over de juiste informatie beschikt. Vanuit RentBuddy deel je projectinformatie, callsheets, documenten en wijzigingen vanuit één centrale omgeving. Zo werkt iedereen met de meest actuele informatie.
Planning gemaakt ▶ Medewerker uitnodigen ▶ Planning geaccepteerd ▶ Definitieve crew op locatie
Callsheets versturen
Foto's en documenten delen
Certificaten en boekingsdocumenten beheren
Projectinformatie delen
Status van uitnodigingen volgen
Altijd inzicht in de laatste communicatiestatus
Logboek van gedeelde documenten
Communicatie via de RentBuddy BackStage App
Het resultaat: Snel communiceren met medewerkers en iedereen voorzien van dezelfde actuele projectinformatie.
Personeelskosten & Tarieven
Een sluitende personeelsplanning gaat niet alleen over beschikbaarheid, maar ook over kosten. Leg per medewerker kostprijzen en tariefafspraken vast en wijk daar indien nodig per opdracht of functie van af.
Tijdens het plannen zie je wat de personeelsinzet kost en wat er binnen het project is begroot. Zo kun je al vóór de uitvoering zien wat personeelswijzigingen betekenen voor het budget en de marge.
Uur- en Dagtarief
Kilometervergoeding
Tariefafspraken per functie
Afwijkende tariefafspraken per opdracht
Kostprijs per functie
Personeelsbudget: verkoop versus inkoop
PO's en pPersoneelsinkooporders
Voor- en nacalculatie
Het resultaat: Vooraf inzicht in de begrote personeelskosten en achteraf vergelijken met de werkelijke kosten. Zo houd je controle over de marge van je project.
Medewerkers via uitzendbureaus
Werk je met een combinatie van vaste medewerkers, oproepkrachten en freelancers? Binnen RentBuddy plan je ze vanuit hetzelfde overzicht. Beschikbaarheid, functies, skills, tarieven en projectcommunicatie blijven daarbij per persoon inzichtelijk.
Werk je naast eigen medewerkers en freelancers ook met uitzendbureaus? Ook deze flexibele medewerkers neem je mee in dezelfde personeelsplanning. Zo blijft de volledige personeelsbezetting van een project op één plek zichtbaar.
Medewerkers via uitzendbureaus inzetten
Meerdere uitzendbureaus per project
Tijdelijke medewerkers flexibel inplannen
Inzicht in wie, waar en wanneer is ingepland
Namen van ingeplande medewerkers per dag vastleggen
PO-/Inkooporders naar uitzendbureaus versturen
Resultaat: Eigen medewerkers, freelancers en personeel van uitzendbureaus samen in één personeelsplanning.
iOS & Android
RentBuddy BackStage
Met RentBuddy BackStage heeft jouw crew de actuele planning altijd bij zich. Medewerkers bekijken hun callsheets en projectinformatie, geven beschikbaarheid en verlof door, accepteren opdrachten en registreren uren en onkosten rechtstreeks via de app.
Callsheet en planning altijd live bereikbaar
Uren en onkosten direct vastleggen (Met foto)
Foto's en aantekeningen vastleggen
Beschikbaarheid, verlof aangeven
Projectplanningen accepteren/weigeren
Direct inzage in materiaal beschikbaarheid
Documenten inzien speciaal voor het project
Direct kunnen communiceren met je collega's